「日々の業務を効率化するためにAIを使いたいけれど、ツールや機能が多すぎてどれを使えばいいのかわからない」と悩んでいませんか？

特にGoogleのAI「Gemini（ジェミニ）」を使っていると、「Gem（ジェム）」や「NotebookLM（ノートブック・エルエム）」といった機能が出てきて、ChatGPTの「GPTs（カスタムGPT）」と何が違うのか混乱しがちです。

そこで今回は、宇都宮の中小事業者の皆さんが「明日からの業務で迷わず使える」ように、それぞれの機能の違いと具体的なビジネス活用シーンを、分かりやすく整理してご紹介します！

社内資料の山から「今ほしい情報」を1秒で見つける！NotebookLMとは？

「会社に溜まった膨大なPDFマニュアルや、過去の会議の議事録から、必要な情報を探すのが大変……」という時におすすめなのが、Googleが提供している無料ツール**「NotebookLM」**です。

一般的なAI（ChatGPTなど）は、インターネット上のあらゆる情報から回答を作ろうとするため、時々「もっともらしいウソ」を答えてしまうことがあります。しかし、NotebookLMの最大の特徴は**「自分がアップロードした資料だけを頼りに回答する」**という点です。

例えば、自社の商品カタログやサービスマニュアル、宇都宮市の補助金の申請手引PDFなどをアップロードしておけば、AIは「その資料の中に書かれていることだけ」を正確に教えてくれます。回答には「資料の○ページに書いてあります」といった引用元がリンク付きで明記されるため、確認も簡単で安心です。

さらに、NotebookLMには以下のようなユニークな便利機能もついています。

  • 自動マインドマップ（図解）作成： 複雑な会議の議事録を読み込ませるだけで、議論の全体像や重要ポイントを整理したマップを自動で作ってくれます。
  • ラジオ形式の音声出力： アップロードした文字資料を、まるでプロのパーソナリティが対話しているような「音声の解説番組」に変換してくれます。例えば、移動時間の多い建設業や営業担当者の方が、新製品のマニュアルや勉強会資料を車内で耳から学習するのにぴったりです。

定型業務をボタン一つで終わらせる「Gem」とChatGPTとの使い分け

次に、Geminiの中にある**「Gem」**という機能です。これは、特定の役割や指示を与えた「自分専用のAIアシスタント」を作れる機能です。ChatGPTでいう「GPTs（カスタムGPT）」とほぼ同じ役割を持っています。

一般的なAIを使うとき、毎回「あなたはプロのWebライターです。栃木県の名産品を紹介するブログ記事の構成案を作ってください……」といった長い指示を入力するのは面倒ですよね。

「Gem」や「GPTs」にあらかじめ指示を登録しておけば、次回からはワンクリックでそのアシスタントを呼び出し、必要なデータやテーマを入力するだけで作業が終わります。

GemとGPTsはどう使い分ける？

基本的には、普段お使いのメインAIに合わせて選ぶのがスムーズです。

  • Gem（Google）： Googleドキュメントやスプレッドシート、Gmailなど、Googleのオフィスツールを日常的に使っている場合は、GeminiのGemを使うと連携が非常にスムーズです。
  • GPTs（ChatGPT）： 画像生成のクオリティや、複雑なプログラミング・高度なテキスト生成をよく行う場合は、ChatGPTのカスタム機能を使うのがおすすめです。

宇都宮の中小企業で使える！具体的なビジネス活用シーン

では、宇都宮の中小事業者の皆様が実際にどのようにこれらのAIを使い分けられるか、具体的な実例をご紹介します。

例1：飲食店の「新人研修マニュアル」を耳で学ぶ（NotebookLM）

餃子店やカフェなどでの新人教育の際、分厚い接客マニュアルを読んでもらうのは時間がかかります。

  • 手順：
    1. NotebookLMに「接客・清掃マニュアル」のPDFをアップロードします。
    2. 音声生成ボタンを押して「ラジオ形式の音声」を作成します。
    3. 新人スタッフに「スマホで移動中や隙間時間に聞いておいてね」と渡すだけで、業務の基本イメージを楽しく理解してもらえます。

例2：毎月の「SNS投稿の下書き作成」を仕組み化する（Gem）

美容室や整体院などで、InstagramやLINEの投稿を定期的に作成するのは大変な作業です。

  • 指示するプロンプト例（Gemに事前に登録しておく内容）：
あなたは宇都宮市にあるアットホームな美容室のSNS担当です。
ユーザーから「今月のキャンペーン情報」や「ヘアケアのアドバイス」といったテーマが入力されたら、以下のルールに従って親しみやすいInstagram用の投稿案を作成してください。
【ルール】
・絵文字を適度に使って、明るいトーンで書く。
・ハッシュタグに「#宇都宮美容室」「#宇都宮ヘアサロン」を含める。
・文字数は300文字程度に収める。

このGemを一度作っておけば、あとは毎月「9月の定休日と秋のトリートメントキャンペーン」と一言入力するだけで、すぐに投稿文が完成します。

どれを使う？AIツールの選び方かんたん整理マップ

最後に、今回ご紹介したツールをどう選ぶべきか、簡単なフローチャートとしてまとめました。

  • 社内に「マニュアルや過去の資料」があり、その中から正確な答えを探したい 👉 NotebookLMを使いましょう。外部の余計な情報が入らないので安全・確実です。
  • ブログの執筆、メール返信、売上レポートの分析など、毎日の「決まった作業」を自動化したい 👉 GeminiのGem、またはChatGPTのGPTsを使いましょう。指示の手間が省けて劇的に効率が上がります。
  • まずは単発の質問や、アイデア出しの相手をしてほしい 👉 通常のGeminiやChatGPTのチャット画面にそのまま話しかけてみましょう。

AIは「どれか一つに絞る」必要はありません。それぞれのツールの得意分野を知り、日々のちょっとした面倒な作業に当てはめていくのが、長続きする活用法のコツです。まずは手元にある1つのPDFファイルをNotebookLMに入れてみることから、第一歩を踏み出してみませんか？

まとめ

今回は、Geminiの「Gem」「NotebookLM」、そして「ChatGPT」の役割の違いと使い分けについて解説しました。

難しい設定をしなくても、今ある資料をアップロードしたり、簡単な指示文を保存しておくだけで、日々の業務負担はぐっと軽くなります。ぜひ宇都宮のビジネスの現場でも、小さなところから試してみてください。

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